Thời gian là một khái niệm vô hình. Trong thực tế, nó chi phối hầu hết cuộc sống của con người. Tuy nhiên để thành công, ta bắt buộc phải ở thế chủ động kiểm soát và sử dụng thời gian của bản thân. Vậy làm cách nào để sắp xếp, sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả?
1/ Tâm lý học về quản lý thời gian
Cách bạn suy nghĩ và cảm nhận về bản thân là nhân tố chủ chốt quyết định chất lượng cuộc sống của bạn. Mạch nguồn về cảm xúc trong tính cách của bạn là lòng tự tôn hay “mức độ bạn yêu quý bản thân mình”.
Lòng tự tôn của bạn được xác định chủ yếu bằng cách bạn tận dụng cuộc sống và thời gian để phát triển tối đa tiềm năng của bản thân, nó tỷ lệ nghịch với hiệu quả công việc của bạn.
Bạn càng cảm thấy mình có năng lực và hiệu quả thì lòng tự tôn của bạn càng cao, đồng nghĩa với khả năng và năng suất cao hơn. Mỗi yếu tố đều hỗ trợ và củng cố cho các yếu tố còn lại.
Những người quản lý thời gian hiệu quả cảm thấy lạc quan, tự tin và kiểm soát được cuộc sống của mình.
[…]
2/ Viết ra các kế hoạch
Tất cả những người quản lý thời gian thành công đều là những người lập kế hoạch giỏi. Họ lập ra các danh sách lớn nhỏ để hoàn thành mục tiêu khác nhau. Mỗi khi có một dự án mới phát sinh, họ sẽ dành thời gian để cân nhắc điều mình muốn đạt được và viết một danh sách theo thứ tự tất cả các bước cần thiết để hoàn thành dự án.
Khi đã nắm rõ mục tiêu của mình, hãy lên danh sách tất cả những việc bạn nghĩ là cần phải làm để đạt được mục tiêu đó. Hãy liên tục bổ sung mục mới khi bạn nghĩ ra cho những đề mục mới khi bạn nghĩ ra cho đến khi hoàn tất danh sách. Hãy sắp xếp danh sách của bạn theo hai cách: theo thứ tự và theo mức độ ưu tiên.
Hãy xem xét lại các kế hoạch của mình một cách thường xuyên, nhất là khi bạn thấy thất vọng hay lưỡng lự. Hãy sẵn sàng sửa lại các kế hoạch này khi bạn nhận được những thông tin hay phản hồi mới. Hãy nhớ rằng hầu như mọi kế hoạch đều có thiếu sót dù lớn hay nhỏ. Đừng ngừng tìm kiếm những thiếu sót đó. Khi xem lại các kế hoạch của mình hằng ngày, bạn sẽ có được những ý tưởng, góc nhìn và hiểu biết mới về cách thức thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn suy nghĩ trước đó.
Hành động mà không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại. Hãy chống lại sự cám dỗ phải hành động trước khi bạn lên kế hoạch kỹ càng.
[…]
3/ Xác định các nhiệm vụ chính
[…]
Để đạt năng suất cao trong công việc, bạn cần tập trung vào những việc có giá trị và quan trọng nhất cả ngày.
Việc nắm rõ các nhiệm vụ quan trọng là điều cần thiết để đạt được hiệu quả điều hành và năng suất cao. Chúng là những việc bạn được thuê làm, hoàn thành hay đạt được. Chúng là những ưu tiên hàng đầu của bạn xét về giá trị mà bạn đóng góp cho công ty. Đây là những nhiệm vụ mà khi được hoàn thành sẽ quyết định liệu bạn có làm tròn trách nhiệm với công ty và bản thân hay không.
Một nhiệm vụ chính có thể được định nghĩa là nhiệm vụ có ba đặc tính cụ thể:
- Đó là việc mà bạn nhất định phải làm để hoàn thành các trách nhiệm và yêu cầu về công việc.
- Đó là việc mà bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Nếu bạn không tự mình làm nó, không ai khác có thể hoặc sẽ làm việc đó thay bạn.
- Đó là việc hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Bạn không cần sự hỗ trợ hoặc tham gia của người khác để hoàn thành nó.
Nếu bạn không chắc chắn về những nhiệm vụ chính của mình, hãy hỏi sếp của bạn. Hãy hỏi ông ta: “Chính xác thì tôi được trả lương vì lý do gì?”
4/ Vượt qua sự trì hoãn
Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của bạn.
Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Nhưng nếu như tất cả đều trì hoãn, đâu là sự khác biệt giữa một người có hiệu suất cao và một người có hiệu suất thấp?
Hãy chủ động quyết định những việc cần hoãn lại. Hãy nhìn vào danh sách công việc trong ngày và chọn ra những đầu việc mà bạn sẽ không làm cho đến khi hoàn tất những việc khác có tầm quan trọng lớn hơn nhiều. Bạn phải làm việc một cách chủ động và có ý thức thay vì để mình rơi vào sự trì hoãn.
[…]
——————
“Tài sản lớn nhất của bạn là khả năng kiếm tiền. Tài nguyên lớn nhất của bạn là thời gian”.
Khả năng quản lý thời gian sẽ quyết định sự thành bại của bạn nhiều hơn bất kỳ yếu tố nào khác. Càng biết sử dụng thời gian bạn càng có nhiều cơ hội đạt được những thành quả lớn trong công việc.
Trên đây là một số trong 21 kỹ thuật quản lý thời gian được Brian Tracy đưa ra trong cuốn sách “Thuật quản lý thời gian” đã được hàng ngàn lãnh đạo trong mọi lĩnh vực áp dụng thành công và chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả trong cuộc sống của bạn.
