- PHƯƠNG PHÁP MA TRẬN EISENHOWER
Để xây dựng ma trận, bạn cần thực hiện theo các bước:
Bước 1: Liệt kê danh sách công việc cần làm
Bạn cần liệt kê đầy đủ các công việc cần làm, không được bỏ sót những việc quan trọng và cần phải xác định được các công việc không quan trọng, không khẩn cấp.
Bước 2: Sắp xếp các công việc vào 4 mục:
- P1: Khẩn cấp và quan trọng:
Các công việc ở nhóm này chiếm khoảng 15-20% thời gian, bao gồm những công việc như: - Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng
- Không còn thời gian hoãn lại công việc
- Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại
Với nhóm công việc này, chúng ta cần ưu tiên làm ngay - P2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Nhóm công việc này chiếm khoảng 60-65%, cần đầu tư thời gian là lớn nhất, được lên kế hoạch để làm.
Nếu công việc ở nhóm P1 xuất hiện khi bạn đang làm P2, bạn sẽ cần ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó lại tiếp tục thực hiện công việc ở P2 mà không nên trì hoãn quá lâu. - P3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Chúng sẽ chiếm 15-20% thời gian giống như nhóm P1, cần phải được giải quyết nhanh chóng.
Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thường sẽ là: - Được người khác ủy quyền, không thuộc trách nhiệm của mình
- Phát sinh từ những phần việc nhỏ
- Phản hồi thư, email, cuộc họp, trao đổi ngắn
Với những công việc này, cách tốt nhất để thực hiện là ủy thác cho người khác làm thay mình.
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
Đây là nhóm công việc chỉ nên dành 5% thời gian để thực hiện, tuy nhiên chúng ta lại thường dễ bị sa đà vào chúng mà quên mất đi những công việc ở 3 nhóm trên. Nó bao gồm các hoạt động như:
- Tán gẫu cùng bạn bè, cuộc gọi dài
- Các hoạt động giải trí, mạng xã hội
Với những công việc này, chúng ta chỉ nên làm khi rảnh rỗi, dư thừa thời gian.
Bước 3: Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm
- PHƯƠNG PHÁP POMODORO .
Bước 1: Lập danh sách các việc cần làm
Bước 2: Cài đặt thời gian cho một Pomodoro bao gồm: 25 phút cho mỗi lần làm việc và tập trung cao độ trong toàn bộ 25 phút đó, sau đó nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 3: Sau khi lặp lại 4 lần như vậy, bạn sẽ có một quãng nghỉ ngơi dài từ 15-30 phút.
Trong khoảng thời gian nghỉ, bạn tránh sử dụng mạng xã hội để không khiến cho não bộ thêm mệt mỏi.
- QUY TẮC 40-30-20-10
Đối với cuộc sống hàng ngày của chúng ta, cần đảm bảo dành thời gian cho cả công việc lẫn việc chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần. Áp dụng quy tắc này, chúng ta có thể phân bổ thời gian 24 tiếng như sau:
40% thời gian – 9,6 giờ: dành cho công việc và các nhu cầu hàng ngày
30% thời gian – 7,2 giờ: nghỉ ngơi, ngủ
20% thời gian – 4,4 giờ: dành cho các mối quan hệ, chăm sóc tinh thần
10% thời gian – 2,4 giờ: dành cho các nhu cầu cơ bản hàng ngày như chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh,..
Chúng ta cũng hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này vào công việc theo nguyên tắc:
40% thời gian: những việc quan trọng nhất
30% thời gian: những việc quan trọng thứ hai
20% thời gian: những việc quan trọng thứ ba
10% thời gian: làm tất cả những việc còn lại ít quan trọng
(Tổng hợp từ nhiều nguồn)
#Hyystudies
