Trì hoãn như là căn bệnh vô hình níu chân bạn trên con đường phát triển sự nghiệp và phá hoại uy tín của bạn. Vậy làm thế nào để giải quyết căn bệnh này?
1. Học cách quản lý thời gian
Hãy dành ra 5 – 10 phút trước khi ngủ hoặc mỗi buổi sáng sớm để phân chia rõ ràng từng công việc cần hoàn thành trong ngày theo các khoảng thời gian. Bạn sẽ thấy rằng năng suất công việc cùng chất lượng cuộc sống của mình được cải thiện hơn rất nhiều.
2. Thoát khỏi những suy nghĩ tiêu cực
Một trong những lý do lớn nhất khiến mọi người trì hoãn một điều gì đó là bởi họ e ngại những viễn cảnh tiêu cực khi bắt tay vào làm. Viễn cảnh đó có thể là những khó khăn, đau đớn, nhàm chán… trong quá trình làm hay những kết quả tương lai không mấy sáng sủa.
3. Hiểu lý do tại sao mình phải hành động
Những người có thói quen trì hoãn thường có suy nghĩ tập trung vào những lợi ích ngắn hạn (ngủ nướng thêm 5 phút; làm việc bây giờ thật nhàm chán, để ngày mai làm vẫn kịp…) mà bỏ quên đi các hậu quả dài hạn (khả năng tới trễ khi ngủ nướng, khả năng không hoàn thành công việc đúng thời hạn…).
Tuy nhiên, việc suy nghĩ quá nhiều đến những hậu quả cũng sẽ gây ra căng thẳng. Vậy nên thay vào đó, tại sao chúng ta không bắt đầu với ý tưởng: “Ta sẽ được gì khi bắt đầu hành động ngay”. Nếu dậy sớm hơn 15 phút thay vì ngủ nướng, bạn sẽ có thời gian để ăn sáng và bắt đầu ngày mới với năng lượng tràn đầy; nếu hoàn thành công việc trong hôm nay, bạn có thể thảnh thơi cả ngày mai mà không vướng bận điều gì cả… Tìm ra được lý do đúng đắn để hành động giúp bạn có nhiều động lực hơn để hoàn thành công việc và tận hưởng cuộc sống.
4. Thiết lập kế hoạch
“Tôi sẽ thực hiện ngay khi có thời gian” – Có vẻ chẳng ai biết ngày bạn thực sự có thời gian là bao giờ và xác suất được thực hiện của việc này không cao lắm.
Khi thực sự cần làm một điều gì đó, bạn cần có một kế hoạch về thời điểm cụ thể cho nó và đặt lịch bận như thể bạn sắp có cuộc hẹn quan trọng vào lúc đó. Thêm vào đó, trong thời điểm bắt tay vào làm, hãy đặt hẹn giờ để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc trong thời gian quy định.
Tuy nhiên, hãy thiết lập một kế hoạch phù hợp với thực tế. Các công việc chúng ta làm sẽ thường mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến, vì vậy hãy đặt ra các mốc thời gian hợp lý. Ngoài ra, hãy tìm cách giúp bản thân hoàn thành công việc dễ dàng với bản kế hoạch công việc. Chẳng hạn như nếu bạn có khả năng làm việc tốt hơn vào ban đêm, hãy sắp xếp sao cho bạn có thể có khoảng thời gian trống để toàn tâm toàn ý với công việc vào ban đêm.
5. Chia nhỏ công việc
Khi bạn tiếp nhận một nhiệm vụ nhìn quá to lớn và phức tạp, sự trì hoãn ngay lập tức sẽ xuất hiện. Cách thức hiệu quả để tránh sự trì hoãn ngay lúc này là chia nhiệm vụ ra thành từng mục tiêu nhỏ và rõ ràng. Ví dụ như khi phải viết một cuốn sách nhỏ, bạn có thể phác thảo ra tổng thể những gì bạn muốn viết, xác định từng chương rồi chia mỗi chương thành từng phần nhỏ và thực hiện viết từng phần một.
Việc chia nhỏ này giúp bạn có nhiều cảm hứng làm việc hơn. Thêm vào đó, nó còn cho bạn có một cái nhìn tổng thể nhưng không kém phần chi tiết về công việc mình đang làm.
6. Ngưng tìm lý do
Mỗi khi cần phải làm việc, trong đầu chúng ta lại hiện ra những âm thanh quen thuộc “Tôi chưa có tâm trạng làm việc; tôi làm việc tốt hơn dưới áp lực, tôi cần X xảy ra trước khi tôi có thể bắt đầu làm việc….”
Bạn sẽ phải loại bỏ những lý lẽ đó ra khỏi đầu và thành thật với bản thân rằng: “Chắc chắn, bạn có thể làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn khi có điều kiện làm việc thích hợp. Nhưng chờ đợi điều kiện thích hợp xảy ra cũng có nghĩa là bạn sẽ chẳng bao giờ bắt đầu công việc của mình.”
7. Checklist công việc ra giấy
Ghi chép công việc cần làm ra giấy sẽ giúp hạn chế sự trì hoãn của bạn. Việc duy trì một To-do list giúp bạn sắp xếp và nhìn nhận công việc của mình rõ hơn. Hãy cập nhật danh sách việc cần làm của mình trước khi đi ngủ hoặc mỗi buổi sáng sớm để có một ngày làm việc hiệu quả.
8. Hạn chế sự xao lãng tới từ môi trường bên ngoài
Môi trường làm việc xung quanh có thể ảnh hưởng rất lớn tới năng suất công việc của bạn. Theo thống kê tại Việt Nam, giờ vàng mà dân công sở truy cập các trang mạng hay facebook là thời điểm trước giờ nghỉ khoảng từ 1-2 tiếng. Điều này chứng minh rằng khi tâm trí dần mệt mỏi, chúng ta sẽ dễ dàng bị xao lãng bởi điện thoại và các phương tiện giải trí khác.
Bởi vậy, trong thời gian làm việc, hãy lựa chọn môi trường thích hợp nhất để làm việc và tắt thông báo email ,để chế độ điện thoại im lặng. Tuyệt đối không nên để các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn cho đến khi công việc được hoàn thành.
9. Tự đặt ra phần thưởng
“Hãy hoàn thành công việc sớm để thưởng thức bộ phim một cách trọn vẹn”, “ Nếu hoàn thành dự án này, mình sẽ đặt ngay chuyến du lịch 5 ngày tại Phú Quốc”…
Một phần thưởng hợp lý sẽ là động lực tốt để bạn thoát ra khỏi sự trì hoãn. Thay vì để những hoạt động giải trí trở thành lý do để trì hoãn công việc, hãy biến nó thành phần thưởng để bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn.
Cre: andrews.edu
