Bạn cảm thấy 24 giờ/ngày không đủ để bạn học tập và làm việc. Bạn luôn tìm kiếm phương pháp nào giúp làm việc hiệu quả.
Vậy bạn đã biết đến phương pháp này chưa?
Trong một bài viết trước, mình từng chia sẻ về bí quyết làm việc nhanh mà vô cùng hiệu quả của anh chị đi trước, đó chính là sự tập trung. Nhưng, làm thế nào để có sự tập trung trong công việc và rèn luyện được thói quen này?
Vậy bạn hãy thử tìm hiểu và áp dụng quy tắc làm việc Pomodoro nhé!
1. Quy tắc Pomodoro là gì?
Quy tắc này được sáng lập bởi người Ý – Francesco Cirillo vào năm 1980. Đến nay, đây được xem là một trong những phương pháp giúp tập trung hiệu quả nhất. Theo tiếng Ý, Pomodoro được hiểu là quả cà chua. Được liên tưởng đến chiếc đồng hồ cà chua trong bếp, nó được sử dụng nhằm canh giờ khi nấu ăn. Vì vậy mình hay gọi quy tắc Pomodoro là quy tắc cà chua.
2. Vì sao quy tắc Pomodoro lại giúp tập trung hiệu quả?
Quy tắc này được thực hiện thông qua việc bạn phải làm 1 việc nào đó trong vòng 25 phút. Khi thực hiện, bạn sẽ loại bỏ hết mọi thứ có thể gây gián đoạn. Sau 25 phút học tập hoặc làm việc, bạn sẽ được nghỉ ngơi 5 phút. Và 5 phút này được não bộ xem như là phần thưởng cho việc bạn đã cố gắng trong 25 phút trước đó. Có thể nói đây là cách bạn cổ vũ não bộ của mình tập trung giải quyết vấn đề cần làm bằng một phần thưởng. Vì thế, bạn sẽ có sự tập trung và hoàn thành công việc rất nhanh.
3. Quy tắc này có thể áp dụng cho ai và cho những công việc nào?
Đây là một nguyên tắc giúp bạn tăng cường sự tập trung. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng phù hợp với nguyên tắc này. Đối với những công việc không yêu cầu mức tập trung cao độ hay hoạt động ngoài trời như gặp khách hàng, khảo sát thị trường,… bạn không thể áp dụng quy tắc cà chua.
Quy tắc này phù hợp với những công việc văn phòng, công việc cần sự tập trung cao độ. Các đầu công việc của nhà thiết kế, viết lách, biên tập viên, viết kịch bản, lập trình… sẽ thích hợp hơn với quy tắc này. Đặc biệt là lúc bạn cảm thấy mệt mỏi, bất lực khi có quá nhiều công việc nhưng không thể tập trung thực hiện.
4. Các bước thực hiện quy tắc cà chua
+ Bước 1: Xác định công việc sẽ thực hiện và thời gian thực hiện. Đây là bước quan trọng nhất, bạn cần liệt kê các mục công việc của ngày, sắp xếp thứ tự theo mức độ quan trọng. Khi đó, bạn sẽ bắt tay vào với công việc cần thiết nhất, rồi từ từ đến các công việc khác.
Điều lưu ý của bước này là: thời gian thực hiện cần được xác định theo đơn vị Pomodoro (1 Pomodoro = 25 phút). Ví dụ như mình cần thực hiện việc thiết lập dàn ý và tra từ khóa để viết bài, mình xác định cần thực hiện trong 1 Pomodoro (tức 25 phút) và chỉ thực hiện đúng trong 1 Pomodoro đã định trước đó.
+ Bước 2: Đặt thời gian và thực hiện. Khi đã xác định xong phần công việc và số lượng Pomodoro cần thiết, bạn sẽ loại bỏ các yếu gây xao nhãng. Đối với mình là thiết bị di động và mạng xã hội. Mình sẽ tắt điện thoại, wifi và các trang mạng. Sau đó, mình sử dụng chức năng đếm ngược thời gian 25 phút của điện thoại và bắt đầu làm việc.
Một trong những nguyên tắc khi áp dụng Pomodoro là chỉ tập trung hoàn toàn năng lượng để làm 1 việc duy nhất. Vì khi dồn tất cả sức lực vào 1 công việc, bạn sẽ đạt sự tập trung cao độ và kết thúc công việc đúng thời gian quy định.
+ Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút. Bạn sẽ chỉ cần tập trung vào 1 công việc duy nhất đã xác định lúc đầu đến khi chuông báo reo đã qua 25 phút. Nhưng, một điều có thể xảy ra, đó là bạn hoàn thành công việc trước khi hết 25 phút (tức là chưa đến 1 Pomodoro). Khi ấy, bạn cần xem xét lại nội dung đã hoàn thành, kiểm tra và tối ưu hóa cho đến hết 1 Pomodoro.
+ Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút. Đây chính là món quà dành cho bạn bởi sự cố gắng trong 25 phút trước. Bạn sẽ có thể nghe nhạc, check tin nhắn, nằm nghỉ, uống nước… Nhưng hãy thật sự nghỉ ngơi.
Khi nghỉ ngơi, bạn cần nhắc nhở mình không nên sử dụng điện thoại hay mạng xã hội (nếu thật sự không cần thiết). Vì việc này làm não bộ của bạn thêm mệt mỏi chứ không hề thư giãn. Hơn thế nữa, bạn rất dễ bị thu hút vào những điều hấp dẫn và quên mất thời gian nghỉ ngơi chỉ có 5 phút. Và sau đó, bạn khó có thể trở lại công việc.
+ Bước 5: Sẽ có nhiều công việc chiếm đến 4 Pomodoro của bạn. Khi kết thúc 4 Pomodoro, bạn nên để bản thân giải lao nhiều hơn 1 tí, có thể là 10 – 15 phút (tùy vào mỗi người). Điều này giúp bạn lấy lại năng lượng, tinh thần và tiếp tục công việc kế tiếp.
5. Các ứng dụng hỗ trợ thực hiện quy tắc cà chua
Thực ra cũng dễ để bạn sử dụng quy tắc này chỉ với chiếc điện thoại. Đối với mình, mình sử dụng chức năng thông báo giờ có sẵn trên điện thoại. Tuy nhiên, cũng có nhiều ứng dụng được sinh ra để hỗ trợ bạn áp dụng quy tắc này vào học tập, công việc.
+ Simple Pomodoro: sử dụng cho Android, có chức năng thông báo khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và số lượng Pomodoro mỗi ngày. Ứng dụng này cũng tương thích với Google Tasks.
+ Focus Timer: dành cho iPhone và iPad. Bạn có thể cài đặt thời gian, âm thanh thông báo theo ý muốn của mình. Bên cạnh đó, bạn có thể xem lịch lịch sử làm việc nữa.
+ Focus To-Do: Pomodoro & Nhiệm Vụ: Đây là ứng dụng mình từng dùng trước đây để thực hiện phương pháp này. Ứng dụng có chức năng cài chế độ nghiêm ngặt để bạn không bị điện thoại cám dỗ trong lúc làm việc. Ngoài ra, còn lên danh sách công việc, mức độ quan trọng và tổng kết những gì bạn đã thực hiện trong ngày.
Mình đã học được phương pháp này khi xem video của chị Chi Nguyễn – Tiến sĩ giáo dục tại Mỹ. Mình đã áp dụng và rút ra thêm một số điều cần lưu ý cho bản thân. Mình tin rằng chỉ cần bạn áp dụng đúng và kiên trì, đây sẽ là một quy tắc giúp tập trung làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn không nên dồn quá nhiều công việc vào 1 ngày mà hãy phân chia hợp lý cho 1 tuần, 1 tháng… Như vậy, năng lượng của bạn luôn được tái tạo và làm việc tốt nhất. Hy vọng rằng chia sẻ của mình có thể giúp bạn giải quyết được số lượng công việc chất đống của bạn.
