Những công việc cốt lõi của chúng ta luôn xoay quanh việc phân loại và ưu tiên công việc. Thông thường, chúng ta sẽ cảm thấy áp lực, mệt mỏi và bị quá tải khi cố gắng làm hết những gì thuộc trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, nếu việc phân loại công việc và ưu tiên công việc theo cách hợp lý thì bạn sẽ tăng hiệu quả làm việc và cảm thấy có một cơ hội để trưởng thành hơn. Bài viết này cố gắng giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phân loại và ưu tiên công việc hợp lý.
1. Ưu Điểm của Cách Phân Loại Công Việc
Phân loại các công việc trong một hồ sơ công việc hoàn hảo có nhiều ưu điểm:
1. Tăng năng suất lao động: Phân loại công việc đã giúp rút ngắn thời gian để hoàn thành các công việc. Phân loại công việc cũng có thể giúp các nhân viên phát triển vận động, không cần phải thiết thực mọi công việc trong cùng một bài viết. Điều này cũng tăng cường tốc độ hoạt động của việc làm, cải thiện hiệu quả.
2. Dễ dàng quản lý công việc: Phân loại các công việc đã giúp cho quản lý trở nên dễ dàng hơn. Các công việc có thể được phân loại theo công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và các công việc quan trọng. Phân loại công việc giúp các quản lý có thể biết được khi nào công việc cần được thực hiện và có thể đặt những mục tiêu để đảm bảo công việc của nhân viên được hoàn thành theo Thời hạn.
3. Làm cách tiết kiệm thời gian: Phân loại công việc giúp ngắt tốc độ của công nợ và giúp các nhân viên tối ưu thời gian của họ. Các nhân viên có thể loại bỏ các công việc không cần thiết hoặc giảm thời gian hoàn thành các công việc đòi hỏi sự chuẩn bị tốt hơn. Điều này có thể cho phép các nhân viên hoạt động có hiệu quả hơn và sẽ giúp giảm gánh nặng và phát triển kỹ năng của họ.
2. Cách Phân Loại Công Việc Hiệu Quả
Việc phân loại công việc của bạn là rất quan trọng trong việc giải quyết công việc kịp thời và có hiệu quả. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn sẽ được thành công hơn khi sắp xếp công việc của mình. Để có phân loại hiệu quả, bạn nên thực hiện các bước sau:
1. Xác định các mục tiêu công việc: Hãy làm việc với các mục tiêu công việc rõ ràng. Dựa vào những mục tiêu này, bạn có thể cải thiện sự hiệu quả của công việc của mình trong những mốc thời gian cụ thể. Việc xác định các tiêu chuẩn và mức độ ưu tiên của công việc cũng là rất quan trọng.
2. Phân loại nhiệm vụ: Bạn có thể chia công việc thành hai loại:
- Công việc cần thiết: công việc này phải được hoàn thành ngay lập tức, thường có liên quan trực tiếp đến công việc của bạn.
- Công việc không cần thiết: công việc này có thể được hoãn lại trong thời gian dài và chỉ cần có mềm của người khác để xử lý.
3. Xác định tốc độ: Khi đã biết được công việc của bạn, bạn có thể thiết lập tốc độ vận hành dựa trên sự cần thiết của công việc. Nên đặt ưu tiên vào công việc cần thiết trước và cố gắng hoàn thành các công việc khác trong thời gian hẹn. Lưu ý rằng cần phải để ít thời gian hơn công việc thực sự ưu tiên nhất là một chiến lược hiệu quả.
3. Ưu Tiên Công Việc theo Yêu Cầu
Khi công việc được yêu cầu hoặc tính thời gian để hoàn tất là một yếu tố quan trọng trong quản lý thời gian của bạn, bạn cần tiên đề này trong từng cách cụ thể của mỗi hoạt động. Các bước sau đây sẽ giúp bạn điều này:
- Chọn hiệu quả – Phân tích công việc từ trường hợp trực tiếp nhất đến khó nhất, thời gian và trải nghiệm. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc cho một công ty, nó sẽ có ích hơn nếu bạn có một công việc cần thiết hơn là thực hiện bài tập của mình.
- Chủ động – Xác định được tốc độ của từng công việc. Chủ động thực hiện những công việc quan trọng hoặc ưu tiên nhất cần được làm gấp nhất. Tránh làm việc dài dòng với các công việc ít quan trọng, hãy lưu ý đến các công việc tốt hơn.
- Quan sát – Tan dung được thời gian của bạn với các công việc mới, đã đạt được những kết quả cần thiết. Cập nhật If you are the để đảm bảo ở mức độ cao nhất có thể. Nhìn lại những gì bạn đã làm cho mỗi ngày, để xác định xem các công việc có hiệu quả hay không.
sẽ giúp bạn duy trì một lượng công việc luôn ổn định và duy trì tốc độ thực hiện trong khi đảm bảo công việc luôn được xử lý trước. Hãy suy nghĩ về tính toán trước khi thực hiện các công việc đã được chỉ định, tối ưu hóa cách bạn cung cấp nội dung của bạn và luôn luôn làm cho việc quản lý thời gian của bạn bằng cách hiểu được yêu cầu của đối tác và luôn hạnh phúc về kết quả của công việc.
Bất kỳ khi nào bạn đang xây dựng kế hoạch cho công việc của mình, hãy cân nhắc cẩn thận từng ý tưởng và sự đồng nhất trong các công việc có ưu tiên. Để thành công, hãy nhớ rằng việc cung cấp một trải nghiệm tốt đối tác của bạn là một phần quan trọng trong quy trình áp dụng.
4. Cách Sắp Xếp Công Việc Thuận Lợi
Làm việc một cách thuận lợi sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải có một kế hoạch đúng đắn và các bước thực hiện.
1. Chuẩn bị: Để có thể kiểm tra các công việc trong kế hoạch, ứng dụng các phương pháp quản lý thời gian sẽ giúp bạn thiết lập một liệt kê công việc. Để có thể nắm bắt tất cả các công việc, bạn cũng cần tạo một bảng tổng hợp các công việc và cập nhật liên tục các thay đổi liên quan tới nó.
2. Phân bố: Sau khi cập nhật liệt kê công việc, bạn có thể dễ dàng hơn phân bố công việc theo tuần, tháng hay năm. Để làm việc này, bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian, bảng vẽ hay cũng như cuốn sổ. Sau đó, bạn cần kỹ lưỡng chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn và nêu rõ thời gian xong nhiều nhất của các công việc.
3. Báo cáo: Hãy luôn luôn tạo ra một báo cáo ngắn gọn và cụ thể về công việc của bạn, khi đã hoàn thành mỗi công việc. Báo cáo này sẽ giúp bạn kiểm tra điều gì đã được thực hiện và cần được thực hiện trong tuần hoặc tháng tiếp theo:
- Các công việc đã hoàn thành
- Các công việc đang đợi xử lý
- Các công việc còn thiếu
- Các công việc cần làm lại
5. Ưu Tiên Nhiệm Vụ quan Trọng
Khi bạn đang cố gắng trở thành một người rất năng nổ, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng đóng một vai trò rất quan trọng trong thành công. Khó khăn là sự tự giải thích của sự rất quan trọng của nó. Đó là vì nó chèn nhiều thời gian của bạn để đối phó với các nhiệm vụ thứ cấp mà bạn phải thực hiện, cũng như các nhiệm vụ hết hạn nhanh.
Nếu bạn có thời gian hạn, quyết tâm ưu tiên những công việc đáng kể nhất. Đây có thể là những công việc cống hiến cho thành công vĩ môn của bạn trong năm tới. Những công việc này thường được sử dụng để đánh giá sự hài lòng của người quản lý của bạn, định hình quá trình huấn luyện tiếp theo và nhận được phụ cấp cao hơn.
Để đảm bảo rằng bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, thực hiện một trong các nền tảng thực hành sau:
- Quản lý lịch trình:Tạo một lịch trình hàng tuần và thực hiện những gì phù hợp với những nhiệm vụ quan trọng.
- Đặt Mục Tiêu Cho Bản Thân: Tự đặt mục tiêu cho mình và cố gắng thực hiện những công việc quan trọng hơn.
- Tập trung vào việc:Thực hiện tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn bằng cách tạm ngừng bất cứ điều gì không cần thiết.
Để trở thành thành công, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng là rất quan trọng. Chúng sẽ là cách để bạn theo đuổi những mục tiêu của mình và đạt được hạnh phúc thực sự.
6. Chi Phí Sử Dụng để Ưu Tiên Công Việc
Các công ty ngày càng nâng cao yêu cầu xử lý các công việc của họ thời gian nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều này có thể được đạt bằng cách ưu tiên các công việc được chỉ định. Nhưng ưu tiên công việc cũng có chi phí sử dụng, chúng tôi sẽ cùng nhau xem qua các chi phí trong bài viết này.
- Chi phí tài nguyên: Khi thực hiện các công việc được ưu tiên, các công ty cần sử dụng tài nguyên nhiều hơn để chất lượng nhanh hơn. Ví dụ, cần sử dụng nhiều hơn thời gian làm sạch công việc để phục vụ cho tốc độ chất lượng cao.
- Chi phí nhân sự:Ưu tiên công việc cũng yêu cầu sự giải quyết lâu hơn từ các nhân viên trong công ty. Các công ty cần cung cấp thêm thu nhập hoặc những hỗ trợ khác nhau để cố định nhân sự của họ phục vụ cho mục đích.
Ngoài ra, tốn phí sử dụng để ưu tiên công việc cũng gồm có chi phí bảo trì, chi phí đào tạo sản phẩm mới cho nhân viên và chi phí tùy chỉnh hệ thống điều hành. Để giảm bớt chi phí tốt nhất, các công ty nên cân nhắc triển khai các quy trình và quy định về quản lý thời gian sử dụng hiệu quả nhất.
7. Sử Dụng Công Cụ Thời Gian Hiệu Quả
Kiểm soát thời gian của bạn sẽ giúp bạn có được công việc làm thêm hiệu quả. Đây là lý do tại sao bạn nên .
Để giúp bạn điều kiện thời gian của bạn, có rất nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ bạn. Chương trình dự báo như MS Project cho phép bạn tạo ra các dự toán và lập kế hoạch thời gian hiệu quả. Nếu bạn phải nhập liệu nhiều dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Excel để tiết kiệm thời gian.
Tất cả các công cụ đều có ưu và nhược điểm của nó, nhưng chúng cũng giúp bạn tối ưu hoá thời gian của mình. Điều này bao gồm cả các công cụ như:
- Gắn nhãn tỉ giờ
- Để lại các bảng so sánh
- Hạn chế lượng công việc bị chậm lại
- Tạo cảnh báo để phòng tránh vì sao
Tất cả các công cụ này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát thời gian của mình, giảm thiểu rủi ro và cải thiện kết quả công việc của bạn.
8. Mô Hình Đa Áp Dụng cho Ưu Tiên Công Việc
Những mô hình đa áp dụng đều có những ưu tiên công việcnhất định. Do đó, để đảm bảo sự thành công của một dự án, nắm bắt và ứng dụng các ưu điểm của mỗi mô hình lại rất quan trọng.
Việc sự dựa trên sự đúc kết của các quy tắc, tiêu chuẩn và đánh giá hiệu quả, những công việc sẽ được ưu tiên là những công việc có liên quan đến kết quả. Để đạt được các kết quả bền vững, chú trọng đến công việc thuộc các lĩnh vực như chuyển đổi tiền điện tử, tối ưu hóa tài nguyên, và kiểm soát việc điều chỉnh các bước lặp lại thường xuyên.
Ngoài ra, ưu tiên công việc còn cần cẩn thận cần để xác định những công việc có liên quan đến các tiến bộ sản xuất, các tiêu chuẩn mới và các nhiệm vụ đã đặt ra cho dự án.
- Ví dụ:
- Tối ưu hoá các công nghệ
- Phát triển và kiềm duyệt các định hướng mới cho dự án
- Kiểm tra và gỡ bỏ các lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất
Việc quyết định ưu tiên công việc sẽ yêu cầu một áp dụng cực kỳ cẩn thận của các mô hình đa áp dụng vào thực hiện các công việc đã được ưu tiên. Tuyệt đối không nên buông thả công việc không có vai trò trọng yếu trong dự án.
9. Phương Pháp Phân Phối Công Việc
Khi thống nhất việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, phân phối công việc là vô cùng quan trọng. Không giống như việc thực hiện một công việc, phân phối công việc có thể được cải thiện bằng những phương pháp sau đây:
- Sử dụng phân chia công việc: Người quản lý cần phân chia từng phần của công việc vào các nhóm công việc độc lập, gán từng người cho mỗi nhóm. Điều này giúp họ có thể biết rõ từng bước thực hiện công việc và cũng dễ dàng để theo dõi tiến độ công việc.
- Sử dụng sơ đồ sự kiện: Khi trực tiếp trang bị, quản lý cần xây dựng một sơ đồ sự kiện cho các bước của công việc. Điều này sẽ giúp công việc được thực hiện một cách đúng thứ tự và cũng cho phép quản trị viên có thể tiếp cận các mối quan hệ giữa bước.
- Sử dụng định luật: Định luật được sử dụng để định ra một tập các qui tắc và thao tác quan trọng trong việc phân bổ công việc. Điều này có thể giúp quản lý hơn nữa trong việc phân phối lại công việc.
Từ việc dùng các công cụ trên, một quản lý có thể phân bổ công việc một cách công bằng giữa nhiều thành viên trong nhóm cvlàm việc. Ngoài ra, họ còn có thể dựa trên các tiêu chí khác cũng như khả năng của từng thành viên trong việc đảm bảo sự hoàn thành công việc hiệu quả.
10. Vấn Đề Của Cách Phân Loại và Ưu Tiên Công Việc
Để duy trì hiệu quả đối với các công việc trên mức khá, cách phân loại và ưu tiên công việc là yếu tố quan trọng. Việc này có thể giúp những người làm việc thực sự có những bước tinh tế, giúp sắp xếp và hạn chế các vấn đề trước khi xảy ra.
Tại sao việc phân loại và ưu tiên công việc lại quan trọng hơn? Có một số lý do cơ bản khiến phân loại và ưu tiên công việc là một yếu tố quan trọng trong quản lý việc làm:
- Phân loại công việc sẽ làm cho việc cân bằng tay nghề giữa các thành viên trở nên dễ dàng hơn.
- Một cách thống nhất để ưu tiên công việc sẽ giúp tăng khả năng quản lý và giảm thời gian phải để xử lý công việc.
- Phân loại công việc giúp quản lý tiếp cận về các vấn đề lâu dài thay vì bị lạc vo trong những vấn đề nhanh chóng.
- Sắp xếp các công việc giúp giảm thời gian phải tránh những vấn đề bỏ qua công việc, và có thể đảm bảo công việc được xử lý tốt hơn.
Tuy nhiên, việc phân loại và ưu tiên công việc cũng có thể ồn ào, làm cho việc làm thêm co bối cảnh nghiêm trọng. Để tránh các tình huống này, quản lý việc làm cần phải đảm bảo rằng những yêu cầu khác nhau đang được thực hiện, và để phù hợp với kế hoạch và phạm vi công việc của họ.
Với những kỹ năng phân loại và ưu tiên công việc hợp lý, bạn có thể tối ưu hiệu quả công việc của mình trong ngày, bởi sự tổng hợp thông minh kết hợp với sự chăm chỉ. Không phải bất cứ ai cũng có thể làm được điều này một cách hợp lý, nhưng cũng chắc chắn là vấn đề này là điều cần phải bỏ ra thời gian để luyện tập. Giúp bạn đạt đến hiệu quả cao nhất cũng như mang lại cho bạn sự tự tin trong công việc. Hãy nhớ thêm là, bạn cần sự tin tưởng của những nhân viên trong công việc cùng bạn. Chúc bạn thành công trong quá trình phân loại và ưu tiên công việc hợp lý của mình!
