Để làm giảm thiểu việc trì hoãn công việc cùng lý do “Giờ tôi không có thời gian”, nhà kinh tế học Vilfredo Pareto đã xây dựng một nguyên tắc được gọi là Quy tắc 80/20.
Mỗi sáng, bạn đến văn phòng làm việc và nhận được sự chào đón nồng nhiệt của một “thế lực” mang tên DEADLINE. Sau khi nhâm nhi một tách cà phê cho tỉnh táo, bạn sẽ làm gì tiếp theo với “thế lực” ấy? Đôi khi bạn lao đầu vào làm việc ngay lập tức nhưng chưa chắc đã kịp hoàn thành công việc như dự định. Thậm chí nếu không đủ thời gian bạn rất có thể sẽ trì hoãn công việc sang ngày hôm sau. Vậy nếu chúng ta đặt thứ tự ưu tiên cho những công việc trong ngày thay vì cứ thế làm việc thì sao? Nghe có vẻ hợp lý, nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để bạn có thể xác định chính xác những điều cần làm trước tiên?
Để làm giảm thiểu việc trì hoãn công việc cùng lý do “Giờ tôi không có thời gian”, nhà kinh tế học Vilfredo Pareto đã xây dựng một nguyên tắc được gọi là Quy tắc 80/20. Ông phát biểu rằng 80% kết quả bạn nhận được đến từ 20% nỗ lực của bạn. Tức là phần lớn kết quả của bạn đến từ một số công việc nhất định. Điều này có thể được áp dụng bằng cách chỉ tập trung vào những hành động tạo ra kết quả đáng kể.
Để hiểu rõ hơn về quy tắc này, hãy áp dụng triệt để quy tắc 80/20 qua 5 bước đơn giản sau:
- Bước 1: Xác định những nhiệm vụ 80/20
Hãy xác định công việc thực sự quan trọng đối với bạn và dành nhiều thời gian hơn cho việc đó. Nếu cảm thấy khó xác định việc nào thuộc 80%, hãy lấy giấy bút và ghi ra tất cả những việc bạn làm trong ngày, hỏi cấp trên của bạn (nếu có) và đối chiếu lại với công việc của mình để cho ra danh sách việc quan trọng. Đây là bước giúp bạn hiểu rõ công việc nào bạn thực sự cần phải làm, có ý nghĩa cho bạn và đồng thời tạo ra thu nhập.
Bước này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định dễ dàng hơn ở những bước tiếp theo.
- Bước 2: Đặt một câu hỏi đơn giản
Khi bạn đứng trước một dự án hay công việc nào đó, đặc biệt là một công việc mới, hãy tự đặt cho mình một câu hỏi: “Công việc này đang trợ giúp hay phá huỷ các hoạt động 80% của tôi?”
Trong thời gian bạn làm việc, chắc chắn sẽ có những đề nghị giao việc cho bạn nhưng nhớ rằng nếu công việc đó ảnh hưởng đến hiệu quả 80% của bạn thì đừng để công việc ưu tiên của người khác thành của mình. Cân nhắc thật kĩ và giải thích rõ ràng nếu như bạn không thể nhận công việc đó nhé!
- Bước 3: Loại bỏ hoặc uỷ quyền
Nếu hiệu quả công việc của bạn không tốt trong một thời gian dài, khiến bạn phải trì hoãn nhiều việc khác, bạn nên kiểm tra lại danh sách những công việc bạn làm thường xuyên. Rất có thể việc bạn làm hằng ngày không mang lại cho bạn 80% hiệu quả. Hãy học cách loại bỏ những công việc không cần thiết hoặc uỷ quyền cho một ai khác phù hợp hơn.
- Bước 4: Đừng thổi thêm vào mà hãy thay thế
Việc nhét thêm những việc khác vào một danh sách công việc đã chất đống của bạn chẳng phải ý kiến hay ho gì. Thời gian là hữu hạn, nên hãy đảm bảo thay thế những việc không cần thiết bằng những đầu việc quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc.
- Bước 5: Hãy thực hiện “sự trì hoãn sáng tạo”
Ở mỗi thời điểm nhất định, việc quan trọng mang lại 80% hiệu quả cho bạn có thể thay đổi khau nhau. Nên việc trì hoãn một công việc nào đó cũng là một chiến thuật, bạn có thể rà soát lại những công việc đó hằng tháng và cân nhắc về việc thực hiện chúng vào một thời gian phù hợp.
Có thể bạn sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để thực hiện thuần thục quy tắc này và áp dụng như một thói quen. Bạn có thể tìm đọc cuốn sách Ngay bây giờ hoặc không bao giờ của tác giả S. J. Scott để hiểu rõ hơn về quy tắc 80/20 cũng như những mẹo thú vị để áp dụng quy tắc này trong công việc lẫn cuộc sống hằng ngày.
