Bạn cảm thấy tội lỗi khi để văn phòng bừa bộn? Đừng! Một không gian lộn xộn có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!
Năm 1726, trong một hành trình dài từ London đến Philadelphia, một người thợ in trẻ tuổi nảy ra ý tưởng sử dụng một cuốn sổ để vạch ra một cách hệ thống tiến trình nỗ lực của mình để bản thân trở nên tốt hơn.
Anh ta đặt ra 13 đức tính bao gồm một số như chăm chỉ, công tâm, an tình và điều độ. Và anh ta định sẽ lần lượt tập trung vào mỗi đức tính để tự cải thiện, cứ mỗi lần thất bại anh sẽ đánh một dấu chấm đen trong nhật kí của mình. Cách làm này thực sự hiệu quả, và các chấm đen ngày càng bớt dần đi.
Benjamin Franklin đã lặp lại quá trình này trong suốt cuộc đời mình – cuộc đời mà Franklin đã phát minh ra kính hai tròng và lò nướng; ông ấy đã chứng minh rằng sét là một dạng của điện để rồi sau đó chế tạo dây dẫn sét; ông đã vẽ sơ đồ minh họa hải lưu Gulf Stream. Ông ấy còn xây dựng được một thư viện, một đội cứu hỏa và một trường đại học. Ông là Bộ trưởng ngành bưu điện đầu tiên của nước Mỹ, là đại sứ quán Mỹ tại Pháp và còn là thống đốc của bang Pennsylvania.
Tuy nhiên, mọi vĩ nhân thường có một nhược điểm – hoặc đó chỉ là điều mà Franklin nghĩ. Phẩm chất thứ ba ông ấy đề ra là “Ngăn nắp”. Trong cuốn nhật kí của ông có viết:
Hãy để mọi thứ ở vị trí đúng của nó, và mỗi phần công việc có khoảng thời gian riêng
Thế nhưng, trong khi Franklin làm chủ được tất cả những phẩm chất khác, thì riêng khoản sắp xếp gọn gàng bàn làm việc hay nhật kí của mình thì lại không được như vậy.
60 năm sau, ông ấy có nhắc lại “Tôi gặp khó khăn với vấn đề trật tự . Những lỗi chấm đen làm tôi rất buồn, tôi tiến bộ rất ít nếu không muốn nói là thường xuyên tái phạm và tôi gần như muốn từ bỏ.” Những người quan sát đồng ý với điều này. Một người khi đến gặp Franklin nói rằng: “Tôi rất ngạc nhiên khi thấy những giấy tờ quan trọng lại nằm rải rác trên bàn và sàn nhà một cách bất cẩn như vậy”.
Franklin là một người bừa bộn mặc dù suốt 60 năm qua đã cố gắng điều chỉnh bản thân và luôn tin rằng nếu ông có thể học được cách ngăn nắp, ông ấy sẽ là người thành công và làm việc hiệu quả hơn. Nhưng bất kì người ngoài cuộc nào đều sẽ thấy rằng thật là ngớ ngẩn khi đã có một cách sống tốt như thế lại còn muốn trọn vẹn hơn nữa bằng cách siêng năng sử dụng các các ngăn tủ đựng tài liệu. Franklin đã mắc lỗi khi tự lừa dối chính mình. Nhưng lỗi của ông ấy lại rất phổ biến; chúng ta đều là những người có đầu óc thích gọn gàng, khen thưởng mình khi giữ được bàn làm việc sạch sẽ và cảm thấy khó chịu khi mình không được như vậy. Ngăn nắp là một việc tốt nhưng không phải lúc nào nó cũng là đức tính tốt. Thậm chí Franklin không bao giờ thừa nhận điều đó vì tin rằng vẫn có thể có điều kì diệu nào đó trong bừa bộn chăng.
Tại sao lại khó khăn để giữ mọi thứ ngăn nắp đến thế nhỉ? Ta có thể xét từ phương châm sống của Franklin xem “Hãy để mọi thứ ở đúng vị trí của nó…” Điều này có vẻ dễ hiểu vì con người có một trí nhớ không gian tuyệt vời. Nhưng vấn đề ở đây là cuộc sống văn phòng hiện đại luôn mang đến các kiểu tài liệu khác nhau qua đường email hay phương tiện truyền thông xã hội. Những “vị trí” đó là gì? Là dạng vật chất hay dạng kĩ thuật số trong đống tài liệu lộn xộn này?
Phân loại tài liệu nào có vẻ khó hơn ta tưởng. Nhà văn, nhà triết gia Jorge Luis Borges từng nói về một bách khoa toàn thư trong truyền thuyết Trung Quốc tên là “Celestial Emporium of Benevolent Knowledge”, thuyết mà chia các loài động vật thành các nhóm: a) thuộc về hoàng đế, b) được thuần hóa, c) lợn sữa, f) thần thoại, h) nằm trong nhóm phân chia hiện tại, và m) vừa làm vỡ bình chứa nước.
Câu đùa của Borges thực chất muốn nói lên một điều: Phân loại mọi thứ không hề dễ. Phân biệt cái này với cái kia thực tế có vẻ hữu ích – ai sở hữu cái này, ai làm thứ kia, gia vị nào nên dùng để bữa tối được ngon,… nhưng khi nhìn vào một bức tranh tổng thể thì lại không ổn chút nào. Thậm chí còn khó khăn hơn khi ta phải sắp xếp các thư đến từng giờ, tạo các thư mục lưu trữ từng tháng từng năm. Tưởng tượng rằng tệp lưu trữ của Borges có thể bao gồm: a) sếp gửi, b) tẻ nhạt, c) các cuộc hẹn, d) gửi cho toàn bộ công ty, e) khẩn cấp, f) mang ý khiêu gợi, g) phàn nàn, h) cá nhân, i) liên quan đến xem xét cuối năm, và j) sắp vượt quá bộ nhớ trên máy chủ.
Đáng tiếc là, có những thư sẽ thuộc về nhiều nhóm, có thư lại chẳng thuộc về nhóm nào. Có những thư đóng vai trò quan trọng trong khởi đầu dự án lớn, có những cái lại không có vai trò gì cả. Và quả thực, hiếm khi ta có thể dễ dàng biết được ngay thư nào thuộc nhóm nào ngay từ lúc ta nhận được. Sắp xếp các loại tài liệu theo đúng vị trí của nó dù nó ở dạng nào đi chăng nữa theo như phương châm sống của Franklin đòi hỏi đầu óc minh mẫn. Nếu không thì chúng ta chỉ đang làm rối tung mọi thứ lên, rồi vội vã áp dụng mấy nguyên tắc sắp xếp khi “dòng lũ” thông tin lộn xộn đổ về.
Có một phương pháp sắp xếp khác ra đời vào đầu năm 1990 bởi một vị giáo sư có tiếng tên Yukio Noguchi, hiện đang giảng dạy tại trường Đại học Hitotsubachi ở Tokyo và cũng là tác giả cuốn sách “Phương pháp tổ chức siêu đẳng”. Thực ra, Noguchi chẳng cố gắng phân loại mọi thứ đâu, thay vào đó, ông ấy thường đặt những tài liệu đang có vào một phong bì lớn. Sau đấy ông ấy viết nội dung phong bì lên mép và đặt chúng nằm thành hàng trên giá sách. Và hãy xem ý tưởng này thiên tài đến mức nào nhé: Mỗi lần sử dụng xong phong bì, Noguchi lại đặt nó trở lại bên tay trái giá sách, và cứ thế dần dần các loại tài liệu sẽ tự chuyển đổi sang bên trái, còn những cái nào chưa được dùng sẽ ở bên phải. Lưu trữ những tài liệu này còn dễ dàng hơn. Thỉnh thoảng, Noguchi chuyển những tài liệu bên tay phải ra ngoài. Còn khi nào cần tìm tài liệu trên giá sách, ông ấy chỉ cần nghĩ xem lần gần đây nhất mình thấy nó là khi nào. Không khó thấy được rằng đây là hệ thống tự sắp xếp, tự tổ chức mà Noguchi tạo ra.
Bên cạnh đó, Eric Abrahamson và David Freedman, hai tác giả của cuốn A Perfect Mess (tạm dịch: Đống lộn xộn hoàn hảo) lại gợi ý rằng: “Hãy xếp chồng những tài liệu đó lên bàn làm việc thay vì đặt nằm ngang, và bỏ những tấm phong bì đó ra”. Quả thật cách làm này đã biến giá sách của Noguchi thành đống giấy tờ trên bàn làm việc lộn xộn. Tài liệu nào được đưa đến sẽ ở trên đầu, còn tài liệu nào không dùng nữa sẽ nằm ở cuối. Tuy có hơi không được đẹp mắt nhưng có lẽ cách làm này cũng cùng với hệ thống của Noguchi.
Các nhà khoa học máy tính có thể nhận ra điều gì đấy quen thuộc về kiểu sắp xếp này: nó phản ánh cách máy tính xử lí hệ thống bộ nhớ. Máy tính sử dụng bộ nhớ “cache” nhỏ và giúp nhanh chóng truy cập được vào. Nhưng điều quan trọng ở đây là loại dữ liệu nào nên được ưu tiên và đặt trong bộ nhớ cache nhanh nhất. Vấn đề quản lí bộ nhớ cache này tương tự với cách bạn đặt loại tài liệu nào trên bàn, loại nào nên để trong ngăn kéo và loại nào để ở kho dữ liệu của công ty. Quyết định đúng đắn sẽ giúp máy tính làm việc nhanh hơn và bạn cũng làm việc hiệu quả hơn.
50 năm trước, nhà khoa học máy tinh Laszlo Belady đã chứng minh rằng một trong các thuật toán đơn giản nhanh và hiệu quả nhất là chờ cho đến khi bộ nhớ cache đầy, sau đó bắt đầu bỏ đi các dữ liệu không được dùng gần đây. Quy tắc này được gọi là “Least Recently Used” (LRU) và nó thực sự thành công vì trong máy tính, hay trong cuộc sống cũng vậy, thứ bạn gần đây cần dùng sẽ là dấu hiệu cho biết bạn sẽ cần nó tiếp sớm thôi.
Như Brian Christan và Tom Griffiths quan sát được trong cuốn sách Algorithms to Live By nói về thuật toán rằng: trong khi máy tính có thể sử dụng LRU để quản lí bộ nhớ cache, phương pháp tổ chức siêu đẳng của Noguchi cũng sử dụng cách tương tự để quản lí giấy tờ. Những thứ được dùng gần đây bên tay trái, thứ gì chưa đụng tới bên tay phải; hoặc tài liệu nào được dùng gần đây ở trên đầu và những cái còn lại thì nằm ở dưới.
Điều này không nói lên rằng một chồng giấy tờ lúc nào cũng là cách sắp xếp tốt nhất. Hệ thống này phụ thuộc vào những gì được đệ trình, và chẳng thế chắc chằn rằng liệu một số người có hiểu được hệ thống này giống nhau hay không. Nhưng cấu trúc sắp xếp này đơn giản dựa trên thực tế là bất kì đồ gì đang được sử dụng sẽ dễ nhìn thấy và dễ lấy, còn những đồ khi không dùng nữa sẽ chìm khỏi tầm mắt. Bàn làm việc của bạn có thể trông lộn xộn với con mắt người ngoài nhưng thực sự nó là giống như bộ nhớ cache nhanh chóng tự tổ chức hiệu quả nhờ quy tắc LRU.
Nếu tất cả những điều đối với bạn nghe như lời biện hộ từ những người bừa bộn, có lẽ bạn thuộc nhóm “sắp xếp tài liệu” chứ không phải nhóm “chồng chất tài liệu”. Sự khác biệt giữa hai nhóm này là nhóm đầu tiên được nghĩ ra vào những năm 1980 bởi Thomas Malone, giáo sư quản lí Viện Công nghệ Massachusetts. “Người sắp xếp tài liệu” có xu hướng muốn thiết lập hệ thống sắp xếp tài liệu có tổ chức. Còn “Người chồng chất” thì ngược lại, họ muốn dàn trải giấy tờ chồng chất trên bàn giống như cách bộ nhớ cache LRU hoạt động.
Với hầu hết chúng ta, chồng chất mọi thứ có vẻ hơi rối loạn trong khi sắp xếp lại là việc làm chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khi các nhà nghiên cứu từ công ty thiết kế văn phòng Herman Miller quan sát những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt thì thấy rằng họ có xu hướng là “người chồng chất tài liệu”. Họ cứ tích dần giấy tờ trên bàn làm việc, sử dụng các vị trí đồ vật như lời nhắc thực hiện công việc, họ còn dựa vào những yếu tố nhỏ như liên kết vật thể, giấy đánh dấu hay giấy nhớ để tự định hướng.
Năm 2001, Steve Whittaker và Julia Hirschberg, nhà nghiên cứu tại AT& T Labs đã tìm hiểu về nhóm người sắp xếp và nhóm người chồng chất tài liệu trong môi trườn văn phòng thực sự. Họ đã phát hiện rằng tại sao cách làm việc lộn xộn lại hiệu quả hơn. Họ đã quan sát kĩ lưỡng các hành vi của hai nhóm người đó nhiều lần. Ai tích trữ tài liệu nhiều nhất? Cách lưu trữ của ai là hiệu quả nhất? Và ai gặp khó khăn nhất khi buộc phải ném giấy tờ đi?
Người nào đó có thể nghĩ rằng những người sắp xếp tài liệu kỉ luật có hệ thống sắp xếp nhỏ mà hiệu quả. Nhưng Whittaker và Hirschberg lại thấy rằng họ đang chìm nghỉm trong đống tài liệu lưu trữ vô giá trị. Vấn đề đó có từ việc sắp xếp tài liệu quá sớm. Khi giấy tờ được đưa đến, họ vội vã quyết định nên để nó ở đâu chứ không muốn để trên bàn vì như thế sẽ bừa bộn. Tuy nhiên, hầu hết giấy tờ đó đều không có giá trị sử dụng lâu dài, do đó, nỗ lực của họ sắp xếp bàn thật ngăn nắp đã biến tủ đựng tài liệu thành thùng rác mini.
Whittaker nói “Bạn không thể biết thông tin sẽ đến với mình lúc nào”. Ông hiện là giáo sư tâm lý học tại trường Đại học California Santa Cruz, và là đồng tác giả cuốn The Science of Managing Our Digital Stuff (tạm dịch: Khoa học quản lí thời đại số). Mọi người thường tạo những kẹp tài liệu có ích vào thời điểm họ cần nhưng sau đó sẽ chật vật với chính nó sau đó vài tháng hoặc vài năm sau. Các mục sắp xếp nhân lên theo cấp số bội.
Nếu ngày nào đó cơ quan chuyển đi, đó sẽ là ác mộng với những người sắp xếp. Họ có quá nhiều vật dụng và trước đó mất quá nhiều thời gian trong việc sắp xếp đống tài liệu. Họ chỉ vứt bớt đi giấy nhớ và các báo cáo bị quăn mép. Whittaker nói rằng “Việc làm này thật sự rất theo bản năng. Danh tính của một người nằm gọn trong nghề nghiệp người đó và trong ngành nghề thông tin, danh tính của bạn luôn gắn liền với thông tin.” Trong khi đó, nhóm người “chồng chất” lại xử lí vấn đề tốt hơn theo cách lộn xộn. Họ dùng bàn làm việc như bộ nhớ cache tạm thời. Những đồ hay dùng sẽ luôn ở trong tầm tay, nhanh chóng dùng và bỏ đi luôn khi không dùng nữa. Thường là họ sẽ gom các tài liệu về một chồng, xem qua chúng và bỏ đi gần như toàn bộ. Và khi cần sắp xếp, họ sẽ sắp xếp tài liệu trong khu lưu trữ nhỏ, và được tận dụng tối đa.
Whittaker chỉ ra rằng những người sắp xếp gặp khó khăn vì các loại họ chia ra hóa ra không thực sự hiệu quả theo thời gian. Điều này cho thấy ngăn nắp cũng có lợi nhưng chỉ khi tài liệu hay thư được chuyển đến đã có dạng nhất định. Bàn làm việc của tôi bừa bộn nhưng hồ sơ tài chính lại gọn gàng – không phải do chúng quan trọng hơn mà lưu giữ hồ sơ trong kế toán là điều dễ hiểu.
Người nào đấy có thể phản đối rằng bất cứ điều gì các nhà nghiên cứu đã kết luận về tài liệu giấy đã là lỗi thời vì giờ đây là thời đại số. Có chắc là điều gây căng thẳng là hộp thư đến email không? Tuy nhiên, với hứng thú tìm hiểu về sắp xếp hấp tấp nên vào năm 1996, ông đã nghiên cứu về tình trạng email quá tải. Whittaker phát biểu “ Điều chúng tôi thấy được là các thư mục bị dùng sai, những thư mục nhỏ chỉ có một đến hai tài liệu.”
Ta nhận ra vấn đề cơ bản là email cũng giống như giấy tờ trên bàn làm việc vậy: mọi người cố gắng dọn dẹp hộp thư bằng cách phân loại vào các thư mục nhưng cuối cùng cách làm đó không đem lại hiệu quả. Năm 2011, Whittaker và các đồng nghiệp công bố báo cáo nghiên cứu có tựa đề “Có phải tôi đang lãng phí thời gian sắp xếp email?” Và câu trả lời là: Có. Chính xác bạn đang phí thời gian đấy. Người nào sử dụng chức năng tìm kiếm thường tìm được mail nhanh hơn người nào xem xét cần thận hệ thống tệp thư của họ. Xây dựng hệ thống tệp tạo cảm giác có tổ chức nhưng nếu thông tin không có dạng rõ ràng được chuyển đến thì việc tạo ra các thư mục rất mất thời gian, thậm chí là vô dụng.
Vì vậy, chúng ta thấy được rằng cẩn thận sắp xếp tài liệu giấy thường sẽ phản tác dụng, email nên được để trong một kho lưu trữ lớn chứ không phải hệ thống phân cấp thư mục cẩn thận. Và sau đó chúng ta nên làm gì với thời gian biểu? Có hai cách tiếp cận vấn đề này. Một là – tương tự với phương pháp của những người sắp xếp – đó là sắp đặt thời gian gọn gẽ, sắp lịch trước và hàng ngày sử dụng to-do- list (danh sách việc phải làm), giống như Benjamin Franklin từng nói: “Hãy để mỗi phần việc có thời gian riêng của nó”. Cách thứ hai là đừng để ý đến lịch, chỉ cần quan tâm những lịch hẹn đã cố định thôi. Bằng trực giác, có vẻ hai cách làm này đều mang lại lợi ích riêng, nhưng cách nào là hiệu quả nhất đây?
May mắn là chúng ta chẳng phải ngồi đoán già đoán non vì đã có ba nhà tâm lý học Daniel Kirschenbaum, Laura Humphrey và Sheldon Malett làm một cuộc thí nghiệm. 35 năm trước, Kirschenbaum và các đồng nghiệp tuyển một nhóm sinh viên đại học cho một khóa học ngắn hạn được thiết kế để nâng cao kĩ năng học. Các sinh viên được ngẫu nhiên giao cho một trong ba phần huấn luyện. Có một nhóm kiểm soát được đưa lời khuyên về quản lí thời gian đơn giản như “Nghỉ ngơi khoảng năm đến mười phút sau khi học từ 30 đến 45 phút”. Hai nhóm còn lại thì lại có những lời khuyên cụ thể hơn như sử dụng lịch như thế nào. Nhóm “kế hoạch hàng tháng” được hướng dẫn cách thiết lập mục tiêu và tổ chức các hoạt động học trong suốt một tháng; ngược lại, nhóm “kế hoạch mỗi ngày” lại được yêu cầu quản lí vi mô thời gian của họ, lập kế hoạch hoạt động và thiết lập mục tiêu trong một ngày.
Các nhà nghiên cứu giả định những người lập kế hoạch mỗi ngày sẽ thể hiện tốt hơn đối với những người lập kế hoạch có chút mơ hồ mỗi tháng. Thực tế là, người lập kế hoạch hàng ngày thường bắt đầu hào hứng nhưng lại nhanh chóng chán nản, và thời gian học của họ chỉ còn 8 tiếng/ tuần, còn tệ hơn cả những người chẳng có kế hoạch gì học có 10 tiếng/tuần. Nhưng những sinh viên áp dụng kế hoạch hằng tháng lại duy trì thói quen học 25 tiếng/tuần suốt khóa học, và chẳng có ngạc nhiên gì khi điểm số sinh viên phản ánh đúng nỗ lực của họ.
Vấn đề ở đây là các kế hoạch hàng ngày dễ bị chệch hướng. Mọi việc trong cuộc sống đều rất khó đoán. Bị nhỡ tiếng chuông báo thức, máy giặt hỏng, cuộc hẹn nha khoa, bạn bè rủ nhau đi uống cà phê hay thậm chí các công việc đơn giản hàng ngày bỗng tốn nhiều thời gian hơn bạn tưởng. Tất cả những điều này đều gây trở ngại cho những ai dùng lịch như tờ giấy ghi danh sách các việc cần làm.
Giống như những người xếp chồng chất tài liệu, những người lập kế hoạch hàng tháng sử dụng không quá chặt chẽ, không hoàn hảo và dễ thay đổi, một cách vô tình lại phù hợp với thế giới không quá chặt chẽ, không hoàn hảo và luôn thay đổi này. Còn những người lập kế hoạch mỗi ngày thì giống những người sắp xếp tài liệu, họ áp dụng hệ thống chặt chẽ, gọn gàng mà dễ bị phá vỡ khi bước vào thế giới hỗn độn.
Một số người thành công áp dụng bài học này một cách triệt để. Marc Andreesen- một doanh nhân tỷ phú và cũng là nhà tư bản liều lĩnh – đã quyết định dừng viết bất kì điều gì lên lịch tầm 10 năm trước. Nếu có chuyện gì đáng làm thì nó nên được làm ngay lập tức. Năm 2007, ông viết: “Tôi đã và đang sử dụng chiến thuật này như một cuộc thử nghiệm, và tôi hạnh phúc hơn rất nhiều đến mức tôi không thể tiết lộ bạn được.”
Arnold Schwarzenegger đã sử dụng phương pháp gần tương tự. Khi là ngôi sao điện ảnh, ông tập trung luôn giữ lịch ghi nhớ của mình thật rõ ràng. Ông thậm chí còn cố gắng dùng chính sách gần giống vậy khi trở thành thống đốc của California.
“Thật khó chấp nhận các cuộc hẹn và cả việc lập kế hoạch trước”, Schwarzenegger nói với tờ báo New York Times. Các chính trị gia, các nhà vận động hành lang và những người hoạt động đã tìm đến ông ấy như “một nhà hàng nổi tiếng”: họ đều vội vã tìm cách chen chân mong có được chỗ ngồi tốt. Và dĩ nhiên, đây là một phần của cuộc chơi. Schwarzenegger hiểu rõ rằng lịch thời gian biểu mà quá tải sẽ chẳng còn đường lui để thích ứng với các tình huống phát sinh nữa.
Theo một cách nào đó, Schwarzenegger và Andressen có thể khiến thế giới ngồi chờ đợi họ. Còn tôi với bạn thì lại không thể làm vậy được. Nhưng chí ít, chúng ta có thể bắt chước hướng đi của họ, bớt cam kết chắc chắc với người khác và bản thân đi, để chúng ta tự do linh hoạt đối phó với bất kì điều gì mà cuộc sống bất thình lình “ném” vào mình.
Kế hoạch nào mà được thêu dệt quá cẩn thận sẽ sớm dễ bị rối chỉ.
Cũng tương tự thế, kế hoạch hàng ngày tuy gọn gẽ nhưng cuộc sống lại vốn lộn xộn.
Sự thật là sắp xếp đồ dùng ngăn nắp thường giúp chúng ta hoặc những người đồng nghiệp gọn gàng cảm thấy bớt lo lắng. Điều đó đơn giản chỉ là cách ngụy trang cảm giác bận rộn thật khéo léo để bản thân không cảm thấy ăn năn khi chẳng làm được gì. Cố vấn về năng suất làm việc, Merlin Mann, chủ của một chương trình truyền thanh có tên “Trở lại công việc” kể một câu chuyện đầy hàm ý . Hãy tưởng tượng bạn đang làm bánh sandwiches trong một cửa hàng nổi tiếng đồ ăn ngon. Khi có đơn đặt hàng đầu tiên, bạn chuẩn bị lấy một vài lát bột chua và chai sốt maynonnaise thì các đơn hàng tiếp dồn dập đến.
Mann biết quá rõ chúng ta thường phản ứng như thế nào. Thay vì tiếp tục làm chiếc bánh dang dở, ta sẽ bắt đầu suy nghĩ về cách tổ chức sắp xếp. Có nên chia nguyên liệu giữa người ăn chay và người không ăn chay? Có nên nướng bánh trước không?
Có hai vấn đề ở đây. Thứ nhất, chẳng có cách hoàn hảo nào để giữ trật tự một hàng dài đang chờ lấy bánh. Thứ hai, thời gian ta dành để gắng sắp xếp mọi thứ rất lãng phí. Ta chỉ cần làm xong chiếc bánh đầu tiên thôi, còn nếu có thêm nhiều việc khác phải làm, ta cần quyết đoán nhìn nhận được rằng thực sự không cần thiết phải sắp xếp mọi thứ rõ ràng.
Tất nhiên đôi khi chúng ta cũng cần có checklist thật cẩn thận (nếu định xây một ngôi nhà) hay hệ thống sách tham khảo công phu (nếu làm việc trong một thư viện). Nhưng, hầu hết các nhân viên văn phòng không phải là nhà quản lý xây dựng, cũng không phải thủ thư. Và tôi cũng xin chia sẻ lại niềm tin sai lầm của Benjamin Franklin rằng chỉ khi nào làm việc có tổ chức, gọn gàng thì khi đấy cuộc sống làm việc mới hiệu quả và đáng ngưỡng mộ. Thực ra, Franklin đã quá bận rộn phát minh ra kính hai tròng và đi thu sét nên không thể ngăn nắp được. Và giả sử nếu ông ấy làm việc trong cửa hàng kia, tôi dám cá rằng Franklin sẽ không đi sắp xếp trật tự đặt bánh mà sẽ tập trung làm bánh thôi.
Trạm Đọc (Read Station)
Theo Tim Harford
